Dataskyddspolicy

Eltel AB och dess dotterbolag bedriver verksamhet i Sverige, Finland, Norge, Danmark, Litauen, Tyskland och Polen. Den relevanta Eltelenhet som är den avtalsmässiga motparten är den personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som samlas in enligt denna policy (nedan kallad ”Eltel”).

Eltel behandlar personuppgifter som tas emot i dess mellanhavanden med kunder, partners, leverantörer, underleverantörer och andra relevanta tredje parter för bland annat HR-relaterade syften, avtalssyften, informationssyften, faktureringssyften, tjänsteförbättringar och marknadsföringssyften. Personuppgifter kan också behandlas i andra syften, så som beskrivs i denna policy. Denna dataskyddspolicy kommer att förklara vilken typ av personuppgifter som behandlas, i vilka syften personuppgifterna används, hur personuppgifterna behandlas och registrerade personers rättigheter när det gäller behandlingen av personuppgifter. Alla personuppgifter behandlas i enlighet med denna Dataskyddspolicy och den gällande dataskyddslagstiftningen.

Eventuella frågor om hur Eltel samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter bör riktas till den lokala legala Eltelrepresentanten i respektive jurisdiktion, som anges i slutet av denna policy.

1. Bakgrund och syfte

Syftet med denna Dataskyddspolicy är att skydda rättigheterna för Eltels kunder, partners, leverantörer, underleverantörer och andra relevanta tredje parter med avseende på efterlevnaden av gällande dataskyddslagar och att tillhandahålla information om Eltels rättigheter som personuppgiftsansvarig.

2. Tillämplighet och omfattning

Policyn gäller för alla enheter och anställda inom Eltel Group.

3. Definition av personuppgifter och behandling av personuppgifter

Ordet ”personuppgifter” används för att beskriva information som kan användas för att direkt eller indirekt identifiera en viss person. Exempel på personuppgifter är en persons för- och efternamn, telefonnummer, personnummer, adress, faktorer som hör samman med det fysiska utseendet och anställningsdetaljer, cv samt en persons e-postadress, användarnamn eller identifierare på internet och IP-adress.

Behandling av personuppgifter är en verksamhet eller uppsättning verksamheter som bedrivs i relation till personuppgifter, oavsett om den sker med automatiska metoder eller ej. Behandlingen innefattar därmed exempelvis insamling, inspelning, lagring, anpassning eller ändring, hämtning, överföring eller att på annat sätt göra uppgifter tillgängliga, kombinera datauppsättningar och radering av uppgifter.

4. De personuppgifter som behandlas av Eltel

Eltel behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser och  avtalsenliga skyldigheter och för att kunna upprätta en säker och effektiv administration av sin verksamhet. Mer specifikt ska Eltel endast samla in och behandla personuppgifter i enlighet med beskrivningen i nedanstående matris och endast behandla sådana personuppgifter för att uppfylla de syften som anges i matrisen. Personuppgifter får endast behandlas i enlighet med gällande lagstiftning för att uppfylla de syften som föreskrivs i denna Dataskyddspolicy och matrisen. 

Typ av personuppgifter och källa

Syfte            

Rättslig   grund

Tid för bevarande eller kriterier

Identifikationsuppgifter - dvs. namn, personnummer,   födelsedatum och nationalitet.

 

Källa: Från den registrerade eller den registrerades arbetsgivare

 

 

 

 

 

 

 

 

 

För att Eltel ska kunna identifiera den registrerade personen för att fullgöra alla   avtalsenliga skyldigheter

Fullgöra ett avtal

Under hela   avtalsförhållandet och så länge som det krävs enligt gällande regler och föreskrifter om bokföring och arkivering och så länge ett anspråk kan väckas mot Eltel.

För att Eltel ska kunna fullgöra alla sina skyldigheter när det gäller avtalsförhållandet. Det   innefattar behandling av personuppgifter i faktureringssyfte,   informations-/kontaktsyfte, dokumentation av de utförda tjänsterna,   registrering av transaktioner och planering och utförande av tjänsterna

Fullgöra ett avtal

För att Eltel ska kunna följa ett effektivt protokoll i nödsituationer och vid krishantering

Berättigat intresse

För att Eltel ska kunna genomföra kreditvärderingar med garanterad sekretess för affärsmässigt känslig information och säkerhetsundersökningar

För att Eltel ska kunna administrera och behålla personregister, skapa databaser avseende anställda, kunder, partners, leverantörer, entreprenörer och andra relevanta   tredjepartsdatabaser inklusive information som rör utförda tjänster, mottagna tjänster och affärsmöjligheter

För att Eltel ska kunna publicera referenser på Eltels webbsida och i extern kommunikation[1]

För att Eltel ska kunna genomföra enkäter och utvärderingar för att planera, organisera och   hantera tjänsterna för att säkerställa arbetets kvalitet

Kontaktuppgifter - dvs. adress, telefonnummer, e-postadress, faxnummer

 

Källa: Från den registrerade eller den registrerades arbetsgivare

För att Eltel ska kunna ta kontakt för att uppfylla alla skyldigheter när det gäller avtalsförhållandet.

Fullgöra ett avtal

Under hela   avtalsförhållandet och så länge som det krävs enligt gällande regler och föreskrifter om bokföring och arkivering och så länge ett anspråk kan väckas mot Eltel.

För att Eltel ska kunna administrera och uppfylla sina skyldigheter enligt tvingande lagar och förordningar och skyldigheter avseende bolagsstyrning. Det innefattar att ge korrekt information till relevanta myndigheter, t.ex. skattemyndigheten, och samla information som rör rättsliga förfaranden.

Rättslig förpliktelse

För att Eltel ska kunna följa ett effektivt protokoll i nödsituationer och vid krishantering

Berättigat intresse

För att Eltel ska kunna genomföra kreditvärderingar med garanterad sekretess för affärsmässigt känslig information och säkerhetsundersökningar

För att Eltel ska kunna administrera och behålla personregister, skapa databaser avseende anställda, kunder, partner, leverantörer, entreprenörer och andra relevanta   tredjepartsdatabaser inklusive information som rör utförda tjänster, mottagna tjänster och affärsmöjligheter

För att Eltel ska kunna publicera referenser på Eltels webbsida och i extern kommunikation[2]

För att Eltel ska kunna genomföra enkäter och utvärderingar för att planera, organisera och   hantera tjänsterna för att säkerställa arbetets kvalitet

HR-uppgifter – arbetskvalifikationer,   tidigare arbetserfarenhet, testresultat, cv

 

Källa: Från den registrerade eller den registrerades arbetsgivare

 

För att Eltel ska kunna erbjuda och utföra tjänster till kunder och partners och delta i upphandlingar 

Berättigat intresse

Under hela   avtalsförhållandet och så länge som det krävs enligt gällande regler och förordningar om bokföring och arkivering och så länge ett anspråk kan väckas mot Eltel.

För att Eltel ska kunna administrera och behålla personregister, skapa databaser avseende   anställda, kunder, partner, leverantörer, entreprenörer och andra relevanta   tredjepartsdatabaser inklusive information som rör utförda tjänster, mottagna tjänster och affärsmöjligheter

Faktureringsuppgifter - dvs. bankuppgifter,   kreditkortsnummer och fakturainformation

Källa:  Från avtalsslutande part

För att Eltel ska kunna uppfylla alla sina skyldigheter när det gäller avtalsförhållandet. Det   innefattar behandling av personuppgifter i faktureringssyfte, dokumentation av de utförda tjänsterna och registrering av transaktioner.

Fullgöra ett avtal

Under hela   avtalsförhållandet och så länge som det krävs enligt gällande regler och förordningar om bokföring och arkivering och så länge ett anspråk kan väckas mot Eltel.

För att behålla   registrerad redovisning och andra ekonomiska arkiv i bokföringssyfte

Rättslig förpliktelse

Uppdragsuppgifter - dvs. arbetstid, arbetsuppgifter, uppdrag, arbetsbeskrivning

 

Källa: Eltel

 

För att Eltel ska kunna anpassa sin organisationsstruktur, hantering av arbetsstyrkan, projekttid, och planera och övervaka arbetstid/resursplanering

Berättigat intresse

Under hela   avtalsförhållandet och så länge som det krävs enligt gällande regler och förordningar om bokföring och arkivering och så länge ett anspråk kan väckas mot Eltel.

För att Eltel ska kunna genomföra enkäter och utvärderingar för att planera, organisera och   hantera tjänsterna för att säkerställa arbetets kvalitet

Kommunikationsuppgifter - dvs. korrespondens med Eltel via e-post, telefon, fax eller post och kommentarer och recensioner om   enkäter och recensioner)

 

Källa: Eltel

 

För att Eltel ska kunna säkerställa korrekt auktorisering, klarering och tillgång till   inrättningar och it-system och för att övervaka och säkerställa efterlevnaden  av regler som kommuniceras när det gäller tillåten användning av it-systemet och säkerställa sekretess för känslig affärsinformation 

Berättigat intresse

Under hela   avtalsförhållandet och så länge som det krävs enligt gällande regler och förordningar om bokföring och arkivering och så länge ett anspråk kan väckas mot Eltel.

För att Eltel ska kunna administrera och behålla avtalsförhållandet

Fullgöra ett avtal

Digitala informationsuppgifter - det vill säga   personuppgifter som samlas in vid användning av Eltels tjänster och webbplatser och applikationer inklusive ip-adresser, webbläsaruppgifter,   trafikuppgifter och användarmönster

 

Källa: Eltel 

För att Eltel ska  kunna säkerställa korrekt auktorisering, klarering och tillgång till   inrättningar och it-system och för att övervaka och säkerställa efterlevnaden  av regler som kommuniceras när det gäller tillåten användning av it-systemet och säkerställa sekretess för känslig affärsinformation 

Berättigat intresse

Under hela   avtalsförhållandet och så länge som det krävs enligt gällande regler och  förordningar om bokföring och arkivering och så länge ett anspråk kan väckas mot Eltel.


[1] Notera att marknadsföringsinformation endast kommer att avslöjas om Eltel har tagit emot ett godkännande för detta avslöjade

[2] Notera att marknadsföringsinformation endast kommer att avslöjas om Eltel har tagit emot ett godkännande för detta avslöjade

5. Hur personuppgifterna hanteras

Eltel kommer endast att behandla personuppgifterna för de syften som de samlades in för och på det sätt som föreskrivs i matrisen. Ytterligare behandling kan ske om det är lagligt och förenligt med de syften för vilka personuppgifterna samlades in från början. Eltel har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna och säkerställa att bara behöriga personer får tillgång till personuppgifter. De organisatoriska åtgärder som vidtas är t.ex. policyer, instruktioner, riktlinjer om säkerhetsåtgärderna samt logghantering och system för revisionsspårning.

Eltel kan behöva överlämna personuppgifter till relevanta myndigheter (t.ex. skattemyndigheten) baserat på tvingande lag och för att uppfylla rättsliga förpliktelser.

Eftersom Eltel ingår i en bolagskoncern med affärsverksamhet i flera olika länder blir det vidare nödvändigt att överföra personuppgifter till bolag i koncernen utanför den registrerade personens eget land som behöver ta emot sådana personuppgifter för att Eltel ska kunna uppfylla de syften som föreskrivs i matrisen. Detta kommer alltid att vara föremål för en bedömning enligt lokal lagstiftning eller avtalsenliga krav.

Personuppgifterna kan även överföras till och behandlas av företag inom EES som utför tjänster för Eltel (personuppgiftsbiträden) för att dessa bolag ska kunna utföra de tjänster som begärs av Eltel. Tjänster som kan begäras är t.ex. tillhandahållande av infrastruktur, försäkring, förvaltning och IT-tjänster. Endast personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla sådana syften kommer att lämnas till sådana parter. Personuppgiftsbiträdena är skyldiga att agera i enlighet med Eltels instruktioner och implementera lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för skyddet av personuppgifterna.

6. Åtkomst till information

Personuppgifter kommer endast att vara åtkomliga för behöriga anställda som har en befattning där det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att utföra deras uppgifter. Dessa anställda kommer endast att beviljas åtkomst i enlighet med principen för begränsad behörighet, och de kommer därför endast att ha tillgång till personuppgifter som är strikt nödvändiga för behandlingens syfte. Åtkomst, sekretess och integritet för loggar som innehåller personuppgifter kommer alltid att säkerställas.

7. Behandlingens varaktighet och radering av personuppgifter

Eltel kommer inte att lagra eller behandla personuppgifter under längre tid än vad som krävs för att uppfylla de specifika syften som föreskrivs i matrisen eller i övrigt i denna Dataskyddspolicy eller enligt någon tvingande gällande lag. När syftet har uppfyllts i förhållande till en viss typ av personuppgifter kommer Eltel därför att radera de relevanta personuppgifterna så snart som det skäligen är möjligt.

8. Rättigheter när det gäller personuppgifterna

En registrerad person har rätt att begära åtkomst till de personuppgifter som rör honom eller henne. Åtkomsträtten sträcker sig till information om huruvida personuppgifterna om en person behandlas eller inte, de relevanta personuppgifter som behandlas och syftet med denna behandling. En registrerad person har också rätt att korrigera eller komplettera personuppgifter om personuppgifterna är felaktiga eller ofullständiga.

Radering av personuppgifter kan också begäras om personuppgifterna till exempel inte längre behövs för de syften som de samlades in för, om behandlingen är olaglig eller om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en legal skyldighet i Europeiska Unionen eller i en registrerad persons eget land som Eltel omfattas av. Denna förteckning är inte uttömmande och frågor om behandlingen bör riktas till Eltel om en registrerad person vill att hans/hennes personuppgifter raderas. En registrerad person har också rätt att invända mot viss behandling eller begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas om den registrerade personen anser att personuppgifternas riktighet kan ifrågasättas, om den registrerade personen anser att behandlingen är olaglig eller om den registrerade personen anser att Eltel inte längre behöver personuppgifterna för de syften som föreskrivs i matrisen eller i denna dataskyddspolicy.

Notera dock att även om en registrerad person invänder mot viss behandling kan Eltel ändå behöva fortsätta med denna behandling av personuppgifter om det krävs enligt gällande lagstiftning, till exempel för att kunna uppfylla rättsliga förpliktelser  eller uppfylla avtalsförpliktelser. Om en registrerad person har klagomål kring hur personuppgifterna behandlas eller vill ha mer information i något avseende kan han/hon kontakta Eltel. En registrerad person har också rätt att framställa ett klagomål som rör behandlingen av personuppgifterna till den relevanta tillsynsmyndigheten, dvs. Datainspektionen (Sverige) – www.datainspektionen.se; Dataskyddsombudsmannen (Finland) – www.tietosuoja.fi; Datatilsynet (Norge) – www.datatilsynet.no; Datatilsynet (Danmark) – www.datatilsynet.dk; Statligt dataskydd (Litauen) – www.ada.lt , Bundesdatenschutzbeauftragte (Germany) – www.bfdi.bund.de och Generalinspektionen för skydd av personuppgifter (Polen) – www.giodo.gov.pl.

En begäran om att utöva individuella rättigheter när det gäller behandlingen av personuppgifter ska skickas till dataprivacy@eltelnetworks.com

Notera att Eltel kan be en registrerad person att bekräfta sin identitet för att säkerställa att vi inte avslöjar personuppgifter för en obehörig person.

9. Uppdateringar av Dataskyddspolicyn och bristande efterlevnad av denna Dataskyddspolicy

För att säkerställa efterlevnaden av den gällande dataskyddslagstiftningen i dess ändrade lydelse från tid till annan kan denna policy när som helst ändras av Eltel. Den gällande Dataskyddspolicyn finns alltid på eltelnetworks.com/dataprotection. Eventuella brott mot dataskyddspolicyn ska rapporteras till Eltel. Ett brott mot denna Dataskyddspolicy kommer att tas på allvar och kan leda till att nödvändiga åtgärder vidtas. Eltel har en skriftlig plan och process för hantering av dataskyddsincidenter.

En registrerad person bör meddela Eltel om ändringar av personuppgifterna som rör honom/henne för att möjliggöra en korrekt och säker behandling av personuppgifter. Nedan följer en förteckning över alla personuppgiftsansvariga i de olika jurisdiktionerna.

Personuppgifts-ansvarig

Relevant land

Kontaktperson

Personuppgifts-ansvarig

Relevant land

Kontaktuppgifter och ansvarig

Eltel AB

 

Sverige

Legal Manager  - Sverige

Eltel Networks Pohjoinen Oy

Finland

Legal Manager – Finland

Eltel Networks TE AB

Sverige

Legal Manager - Sverige

Eltel Networks A/S

Danmark

Legal Manager – Danmark

Eltel Netweorks Infranet AB

Sverige

Legal Manager – Sverige

Fiber og Anlaeg I/S

Danmark

Legal Manager - Danmark

Eltel Group Oy

Finland

Legal Manager – Finland

Eltel Networks AS

Norge

Legal Manager - Norge

Eltel Networks Oy

Finland

Legal Manager – Finland

Eltel Networks Telecom SP.z.o.o.

Polen

Legal Manager – Polen

Eltel Networks Poland S.A.

Polen

Legal Manager – Polen

Eltel Academy Foundation

Polen

Legal Manager – Polen

Energoprojekt Krakow S.A.

Polen

Legal Manager – Polen

Eltel Networks Energetyka S.A.

Polen

Legal Manager – Polen

UAB Eltel Networks

Litauen

Legal Manager - Finland