Eltel - Polityka ochrony danych osobowych

Polityka ochrony danych osobowych Grupa Eltel

Spółka Eltel AB i jej podmioty zależne prowadzą działalność w Szwecji, Finlandii, Norwegii, Danii, Estonii, na Litwie i w Polsce. Właściwy podmiot z Grupy Eltel będący stroną umowy jest administratorem danych osobowych zgromadzonych na podstawie niniejszej polityki (dalej „Eltel”). Spółka Grupy Eltel przetwarza dane osobowe, które może otrzymać w ramach swoich relacji z klientami, partnerami, dostawcami, wykonawcami i innymi właściwymi osobami trzecimi, w celach m.in. kadrowych, umownych, informacyjnych, rozliczeniowych, doskonalenia usług, jak też celach marketingowych. Dane osobowe mogą być także przetwarzane w innych celach, jak opisano w niniejszym dokumencie. Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych wyjaśnia, jakiego rodzaju dane osobowe są przetwarzane, do jakich celów są one wykorzystywane, w jaki sposób są one przetwarzane oraz jakie prawa przysługują zarejestrowanym osobom w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Wszelkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z niniejszą Polityką ochrony danych osobowych i obowiązującym ustawodawstwem w zakresie ochrony danych osobowych.

Wszelkie pytania dotyczące sposobu gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych osobowych przez daną spółkę Grupy Eltel należy kierować do Dyrektora ds. Prawnych Grupy Eltel w danym kraju, jak wskazano na końcu niniejszej polityki.

1. Informacje wstępne i cel

Celem niniejszej Polityki ochrony danych osobowych jest ochrona praw klientów, partnerów, dostawców i wykonawców spółek z Grupy Eltel oraz innych osób trzecich zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, a także przekazanie im informacji o uprawnieniach spółek z Gruoy Eltel jako administratora danych.

2. Zastosowanie i zakres

Polityka ma zastosowanie do wszystkich podmiotów i pracowników w Grupie Eltel.

3. Definicja danych osobowych i przetwarzanie danych osobowych

Termin „dane osobowe” stosuje się do opisania wszelkich informacji, które mogą zostać wykorzystane do bezpośredniej lub pośredniej identyfikacji danej osoby. Przykładami danych osobowych są imię i nazwisko, numer telefonu, numer PESEL, adres, informacje związane z wyglądem zewnętrznym i szczegóły zatrudnienia, CV, a także adres e-mail, internetowa nazwa użytkownika lub identyfikator online i adres IP.

Przetwarzanie danych osobowych to operacja lub zestaw operacji prowadzonych w związku z danymi osobowymi w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany. Przetwarzanie obejmuje zatem np. gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie, adaptowanie, modyfikowanie, pobieranie, przekazywanie lub w innego rodzaju udostępnianie danych, łączenie zbiorów danych oraz usuwanie danych.

4. Dane osobowe przetwarzane przez spółkę Eltel

Spółka Grupy Eltel przetwarza dane osobowe, aby wywiązywać się ze swoich zobowiązań prawnych i umownych oraz aby móc prowadzić swoją działalność w sposób bezpieczny i skuteczny. W szczególności spółka Grupy Eltel będzie gromadziła i przetwarzała dane osobowe wyłącznie w sposób opisany w poniższej tabeli i będzie przetwarzała dane osobowe wyłącznie na potrzeby realizacji określonych w niej celów. Dane osobowe należy przetwarzać wyłącznie zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem, aby zrealizować cele określone w niniejszej Polityce ochrony danych osobowych oraz w tabeli.

Rodzaj i źródło danych   osobowych

Cel               

Podstawa   prawna

Okres lub kryteria przechowywania

Dane identyfikacyjne — tzn. imię i nazwisko, numer PESEL, data urodzenia i narodowość.

 

Źródło: od osoby, której dane dotyczą, lub pracodawcy osoby, której dane dotyczą.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aby umożliwić spółce Grupu Eltel identyfikację zarejestrowanej osoby w celu realizacji wszystkich zobowiązań umownych.

Wykonanie umowy.

Na czas trwania   stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki Grupy Eltel.

Aby umożliwić spółce Grup Eltel realizację wszystkich jej zobowiązań wynikających ze   stosunku umownego. Obejmuje to przetwarzanie danych osobowych w celach fakturowania,   informacyjnych/kontaktowych, dokumentowania wykonanych usług, rejestrowania transakcji oraz planowania i wykonywania usług.

Wykonanie umowy.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel zarządzanie skutecznym standardem postępowania w przypadku nagłych sytuacji i zarządzania kryzysowego.

Uzasadniony interes.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel przeprowadzanie oceny zdolności kredytowej, zapewnianie poufności wrażliwych informacji handlowych oraz poświadczanie bezpieczeństwa.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel zarządzanie rejestrami danych osobowych i prowadzenie takich rejestrów, tworzenie baz danych pracowników, klientów, partnerów, dostawców, wykonawców i innych właściwych osób trzecich, co obejmuje informacje dotyczące świadczonych usług, otrzymanych usług i możliwości biznesowych.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel publikowanie odnośników na stronie internetowej Eltel i w komunikacji zewnętrznej[1].

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel przeprowadzanie ankiet i ocen w celu planowania i organizowania usług oraz zarządzania nimi i dbania o odpowiednią jakość pracy.

Dane kontaktowe — np. adres, numer telefonu, adres e-mail, numer faksu.

 

Źródło: od osoby, której dane dotyczą, lub pracodawcy osoby, 
której dane dotyczą.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel nawiązanie kontaktu w celu realizacji wszystkich jej   zobowiązań wynikających ze stosunku umownego.

Wykonanie umowy.

Na czas trwania   stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki Grupy Eltel.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel zarządzanie zobowiązaniami wynikającymi z obowiązującego prawa i ich wypełnianie oraz zarządzanie obowiązkami dotyczącymi ładu korporacyjnego i ich wypełnianie. Obejmuje to dostarczanie poprawnych   informacji do właściwych organów, takich jak urząd skarbowy, czy gromadzenie   informacji w związku z postępowaniem sądowym.

Obowiązki prawne.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel zarządzanie skutecznym standardem postępowania w przypadku nagłych sytuacji i zarządzania kryzysowego.

Uzasadniony interes.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel przeprowadzanie oceny zdolności kredytowej, zapewnianie poufności wrażliwych informacji handlowych oraz poświadczanie bezpieczeństwa.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel zarządzanie rejestrami danych osobowych i prowadzenie takich rejestrów, tworzenie baz danych pracowników, klientów, partnerów, dostawców, wykonawców i innych właściwych osób trzecich, co obejmuje informacje dotyczące świadczonych usług, otrzymanych usług i możliwości biznesowych.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel publikowanie odnośników na stronie internetowej Eltel i w komunikacji zewnętrznej[2].

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel przeprowadzanie ankiet i ocen w celu planowania i   organizowania usług oraz zarządzania nimi i dbania o odpowiednią jakość pracy.

Dane kadrowe — kwalifikacje zawodowe,   wcześniejsze doświadczenie zawodowe, wyniki testów, CV.

 

Źródło: od osoby, której dane dotyczą, lub pracodawcy osoby, której dane dotyczą.

 

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel oferowanie i świadczenie usług klientom i partnerom oraz udział w przetargach. 

Uzasadniony interes.

Na czas trwania   stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki Grupy Eltel.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel zarządzanie rejestrami danych osobowych i prowadzenie takich rejestrów, tworzenie baz danych pracowników, klientów, partnerów, dostawców, wykonawców i innych właściwych osób trzecich, co obejmuje informacje dotyczące świadczonych usług, otrzymanych usług i możliwości biznesowych.

Dane rozliczeniowe — np. dane rachunków   bankowych, numery kart kredytowych i dane do faktury.

Źródło: od strony zawierającej umowę.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel realizację wszystkich jej zobowiązań wynikających ze stosunku umownego.   Obejmuje to przetwarzanie danych osobowych w celach fakturowania,   dokumentowania wykonanych usług oraz rejestrowania transakcji.

Wykonanie umowy.

Na czas trwania   stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki Grupy Eltel.

Aby prowadzić dokumentację księgową i inne ewidencje finansowe do celów rachunkowości.

Obowiązki prawne.

Szczegóły zleconej pracy — tzn. czas pracy,   zadania, zakres obowiązków, opis pracy.

 

Źródło: Eltel.

 

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel dostosowanie jej struktury organizacyjnej, zarządzanie   siłą roboczą i czasem realizacji projektu oraz ustalanie harmonogramu i   monitorowanie czasu pracy/planowania zasobów.

Uzasadniony interes.

Na czas trwania   stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki Grupy Eltel.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel przeprowadzanie ankiet i ocen w celu planowania i   organizowania usług oraz zarządzania nimi i dbania o odpowiednią jakość   pracy.

Dane dotyczące komunikacji — tzn. korespondencja ze spółką Eltel przez pocztę elektroniczną, telefon, faks lub za pośrednictwem   poczty tradycyjnej oraz komentarze i oceny przekazane w ankietach.

 

Źródło: Eltel.

 

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel zapewnienie odpowiednich uprawnień, zezwoleń i poziomów dostępu do obiektów i systemów informatycznych oraz monitorowanie i zapewnianie zgodności z przekazanymi zasadami dotyczącymi dopuszczalnego korzystania z systemu informatycznego oraz zapewnienia poufności wrażliwych informacji handlowych.

Uzasadniony interes.

Na czas trwania   stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki Grupy Eltel.

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel zarządzanie stosunkiem prawnym i utrzymywanie go.

Wykonanie umowy.

Dane cyfrowe — tzn. dane osobowe   zgromadzone podczas korzystania z usług, stron i aplikacji Eltel łącznie z adresami   IP, danymi przeglądarki, informacjami o ruchu na stronie oraz wzorcami   zachowania użytkowników.

 

Źródło: Eltel.

 

Aby umożliwić spółce Grupy Eltel zapewnienie odpowiednich uprawnień, zezwoleń i poziomów dostępu do obiektów i systemów informatycznych oraz monitorowanie i zapewnianie zgodności z przekazanymi zasadami dotyczącymi dopuszczalnego korzystania z systemu informatycznego oraz zapewnienia poufności wrażliwych informacji handlowych. 

Uzasadniony interes.

Na czas trwania   stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki Grupy Eltel.


[1] Należy pamiętać, że informacje marketingowe będą ujawniane wyłącznie wtedy, gdy spółka Grupy Eltel otrzyma zgodę na ich ujawnienie.

[2] Należy pamiętać, że informacje marketingowe będą ujawniane wyłącznie wtedy, gdy spółka Eltel otrzyma zgodę na ich ujawnienie.

5. W jaki sposób odbywa się przetwarzanie danych osobowych

Spółka Grupy Eltel będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie do celów, dla jakich je zgromadziła, i zgodnie z informacjami przedstawionymi w tabeli. Dalsze przetwarzanie może nastąpić, jeśli jest zgodne z prawem i z celami, dla których dane osobowe zostały pierwotnie zgromadzone. Spółka Grupy Eltel zastosowała odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, aby zapewnić, że dostęp do nich uzyskają wyłącznie upoważnione osoby. Zastosowane środki organizacyjne to np. polityki, instrukcje, wytyczne dotyczące bezpieczeństwa i środków bezpieczeństwa, a także systemy do zarządzania dziennikami zdarzeń i systemy ścieżki audytu.

Może być konieczne, aby spółka Grupy Eltel przekazała dane osobowe odpowiednim organom (np. organowi podatkowemu) na podstawie obowiązującego prawa oraz w celu realizacji obowiązków prawnych.

Ponadto, z uwagi na fakt, że spółka Grupy Eltel jest częścią grupy kapitałowej prowadzącej działalność w kilku różnych krajach, konieczne będzie przekazywanie danych osobowych spółkom w obrębie grupy, które znajdują się poza krajem zarejestrowanej osoby i które muszą uzyskać takie dane osobowe, aby spółka Grupy Eltel mogła zrealizować cele określone w tabeli. Będzie to zawsze podlegało ocenie zgodnie z miejscowymi przepisami prawa i wymogami umownymi.

Dane osobowe mogą być również przekazywane spółkom z EOG, które świadczą usługi na rzecz Eltel (podmioty przetwarzające dane), a także przetwarzane przez takie spółki, tak by mogły one świadczyć usługi zlecane przez spółkę Grupy Eltel. Usługi, które mogą być zlecane to np. dostarczanie infrastruktury, ubezpieczeń, usług administracyjnych i informatycznych. Takim stronom będą przekazywane wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji takich celów. Podmioty przetwarzające dane mają obowiązek działać zgodnie z zaleceniami spółki Grupy Eltel oraz wdrażać odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w zakresie ochrony danych osobowych.

6.  Dostęp do informacji

Dane osobowe będą udostępnianie wyłącznie uprawnionym pracownikom zajmującym stanowisko, na którym przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonywania obowiązków. Takim pracownikom dostęp będzie przyznawany wyłącznie zgodnie z zasadą minimalnego uprzywilejowania, w związku z czym będą oni mieli dostęp wyłącznie do tych danych osobowych, które są bezwzględnie niezbędne do zrealizowania celu przetwarzania. Zawsze będą zapewniane dostępność, poufność i integralność dzienników zdarzeń zawierających dane osobowe. 

7. Okres przetwarzania i usuwanie danych osobowych

Spółka Grupy Eltel nie będzie przechowywać ani przetwarzać danych osobowych przez czas dłuższy, niż jest to konieczne do realizacji konkretnych celów określonych w tabeli lub w inny sposób opisanych w niniejszej Polityce ochrony danych osobowych, bądź przez okres inny niż wskazany w odpowiednich obowiązujących przepisach prawa. W związku z tym, gdy cel dotyczący określonego rodzaju danych osobowych zostanie zrealizowany, spółka Grupy Eltel usunie odpowiednie dane osobowe tak szybko, jak to rozsądnie możliwe.

8. Prawa dotyczące danych osobowych

Zarejestrowanej osobie przysługuje prawo do zażądania dostępu do dotyczących jej danych osobowych. Prawo dostępu obejmuje także informacje o tym, czy dane osobowe dotyczące danej osoby były przetwarzane, o odpowiednich danych osobowych, które są przetwarzane, a także o celu takiego przetwarzania. Zarejestrowanej osobie przysługuje także prawo do korygowania lub uzupełniania danych osobowych w przypadku, gdy dane osobowe są niepoprawne lub niekompletne.

Można także zażądać usunięcia danych osobowych, jeśli dane osobowe m.in. nie są już potrzebne do celów, do których zostały zgromadzone, przetwarzanie ich jest niezgodne z prawem lub jeśli dane osobowe należy usunąć, aby wypełnić obowiązek prawny przewidziany w prawie Unii Europejskiej lub w prawie kraju zarejestrowanej osoby, któremu podlega spółka Eltel. Lista ta nie jest zamknięta, a pytania dotyczące przetwarzania danych należy kierować do spółki Grupy Eltel, jeśli zarejestrowana osoba życzy sobie, aby jej dane osobowe zostały usunięte. Zarejestrowanej osobie przysługuje także prawo sprzeciwu wobec określonego przypadku przetwarzania lub prawo do zażądania, aby ograniczono przetwarzanie danych osobowych, jeśli w opinii zarejestrowanej osoby poprawność danych osobowych mogłaby zostać zakwestionowana, przetwarzanie jest niezgodne z prawem lub spółka Grupy Eltel nie potrzebuje już danych osobowych do celów określonych w tabeli lub w niniejszej Polityce ochrony danych osobowych.

Należy jednak zauważyć, że nawet jeśli zarejestrowana osoba sprzeciwi się określonemu przypadkowi przetwarzania, spółka Grupy Eltel może mimo to kontynuować takie przetwarzanie danych osobowych, o ile jest to niezbędne w świetle obowiązujących przepisów prawa, np. aby móc spełnić wymogi prawne lub zobowiązania umowne. Jeśli zarejestrowana osoba ma skargi odnośnie do sposobu przetwarzania danych osobowych lub chciałaby uzyskać więcej informacji na ten temat, może skontaktować się ze spółką Grupy Eltel. Zarejestrowanej osobie przysługuje także prawo do złożenia skargi dotyczącej przetwarzania danych osobowych do odpowiedniego organu nadzorczego, np. Datainspektionen (Szwecja) – www.datainspektionen.se; Biuro Rzecznika ds. Ochrony Danych Osobowych (Finlandia) – www.tietosuoja.fi; Datatilsynet (Norwegia) – www.datatilsynet.no; Datatilsynet (Dania) – www.datatilsynet.dk; Estoński Inspektorat Ochrony Danych Osobowych (Estonia) – www.aki.ee; Krajowy Inspektorat Ochrony Danych Osobowych (Litwa) – www.ada.lt; oraz Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (Polska) – www.giodo.gov.pl lub organ go zastępujący.

Żądanie skorzystania z praw indywidualnych w zakresie przetwarzania danych osobowych należy przesłać do spółki Eltel pocztą elektroniczną dataprivacy@eltelnetworks.com.

Należy pamiętać, że możemy poprosić zarejestrowaną osobę o potwierdzenie jej tożsamości, aby zagwarantować, że nie ujawniamy danych osobowych żadnej nieupoważnionej osobie.

9. Aktualizacje polityki ochrony danych osobowych i brak zgodności z niniejszą polityką

Aby zagwarantować zgodność z obowiązującym ustawodawstwem w zakresie ochrony danych osobowych, które ulega zmianom, spółka Grupy Eltel może w dowolnym momencie wprowadzić zmiany do niniejszej polityki. Obowiązującą Politykę ochrony danych osobowych można zawsze znaleźć na eltelnetworks.com/dataprotection. Wszelkie przypadki naruszenia Polityki ochrony danych osobowych należy zgłaszać spółce Grupy Eltel. Każde naruszenie niniejszej polityki będzie traktowane poważnie i może skutkować podjęciem koniecznych działań. Spółka Grupy Eltel posiada sporządzone na piśmie plan i procedurę postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych.

Zarejestrowana osoba powinna powiadomić spółkę Grupy Eltel o wszelkich zmianach swoich danych osobowych, aby ułatwić poprawne i bezpieczne przetwarzanie danych osobowych. Poniżej znajduje się lista wszystkich administratorów danych w poszczególnych krajach.

Administrator danych

Właściwy   kraj

Osoba   kontaktowa

Administrator   danych

Właściwy   kraj

Dane   kontaktowe osoby odpowiedzialnej

Eltel AB

 

Szwecja

Menedżer ds. prawnych — Szwecja

Eltel   Networks Pohjoinen Oy

Finlandia

Menedżer ds. prawnych — Finlandia

Eltel Networks TE AB

Szwecja

Menedżer ds. prawnych — Szwecja

Eltel   Networks A/S

Dania

Menedżer ds. prawnych — Dania

Eltel Networks Infranet AB

Szwecja

Menedżer ds. prawnych — Szwecja

Fiber og Anlaeg I/S

Dania

Menedżer ds. prawnych — Dania

Eltel Group Oy

Finlandia

Menedżer ds. prawnych — Finlandia

Eltel   Networks AS

Norwegia

Menedżer ds. prawnych — Norwegia

Eltel Networks Oy

Finlandia

Menedżer ds. prawnych — Finlandia

Eltel Networks Telecom SP.z.o.o.

Polska

Dyrektor ds. prawnych — Polska

Eltel Networks Poland S.A.

Polska

Dyrektor ds. ds.   prawnych — Polska

Eltel   Academy Foundation

Polska

Dyrektor ds. prawnych — Polska

Energoprojekt 
Krakow S.A.

Polska

Dyrektor ds. prawnych — Polska

Eltel Networks Energetyka S.A.

Polska

Dyrektor ds. prawnych — Polska

UAB Eltel Networks

Litwa

Menedżer ds. prawnych — Finlandia