Eltelin tietosuojapolitiikka

Eltel AB ja sen tytäryhtiöt harjoittavat liiketoimintaa Ruotsissa, Suomessa, Norjassa, Tanskassa, Liettuassa, Saksassa ja Puolassa. Sopimusosapuolena oleva asianomainen Eltel-konsernin yksikkö on rekisterinpitäjä tämän politiikan mukaisesti kerättävien henkilötietojen osalta (jäljempänä “Eltel”). Eltel käsittelee henkilötietoja, joita se voi saada asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, tavarantoimittajien, urakoitsijoiden ja muiden asianomaisten kolmansien osapuolten välisisten liiketoimien yhteydessä, muun muassa henkilöstöhallinnon tarkoituksiin, sopimus-, tiedotus-, laskutus- ja markkinointitarkoituksiin sekä palvelujen parantamiseen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muihin tarkoituksiin jäljempänä kuvatulla tavalla. Tässä tietosuojapolitiikassa kuvataan, millaisia henkilötietoja Eltelissä käsitellään, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään, miten henkilötietoja käsitellään sekä mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Kaikkea henkilötietoa käsitellään tämän tietosuojapolitiikan ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Mahdolliset kysymykset, jotka liittyvät Eltelin harjoittamaan henkilötietojen keräämiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen, tulee osoittaa tämän politiikan lopussa mainitulla tavalla paikalliselle Eltelin edustajalle kussakin maassa.

1. Tausta ja tarkoitus

Tämän tietosuojapolitiikan tarkoitus on turvata Eltelin asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, toimittajien, urakoitsijoiden ja muiden asianomaisten kolmansien osapuolten oikeuksia sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sekä tarjota tietoa Eltelin oikeuksista rekisterinpitäjänä.

2. Soveltamisala

Politiikkaa sovelletaan kaikkiin Eltel-konsernin yksiköihin ja työntekijöihin.

3. Henkilötietojen ja henkilötietojen käsittelyn määritelmät

Termiä “henkilötiedot” käytetään kuvaamaan tietoja, joita voidaan käyttää tietyn henkilön tunnistamiseen suoraan tai epäsuorasti. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat henkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, henkilötunnus, osoite, fyysiseen ulkonäköön liittyvät tekijät ja työtehtävän yksityiskohdat, ansioluettelo sekä henkilön sähköpostiosoite, online-käyttäjätunnus tai muu yksilöivä tunnus ja IP-osoite.

Henkilötietojen käsittelyä on mikä tahansa toimenpide tai toimenpiteiden sarja, joka suoritetaan henkilötietoihin liittyen riippumatta siitä, tapahtuuko se automaattisin menetelmin vai ei. Näin ollen käsittely sisältää esimerkiksi keräämisen, tallentamisen, varastoinnin, muuttamisen tai muuntamisen, hakemisen, siirtämisen tai tietojen saattamisen muulla tavalla käytettäväksi, tietojen yhdistelemisen ja tietojen tuhoamisen.

4. Eltelin käsittelemät henkilötiedot

Eltel käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lakiin ja sopimuksiinsa perustuvat velvollisuutensa sekä varmistaakseen turvallisen ja tehokkaan liiketoimintansa hallinnoinnin. Eltel kerää ja käsittelee henkilötietoja ainoastaan alla olevassa taulukossa kuvatusti ja käsittelee tällaisia henkilötietoja ainoastaan taulukossa määriteltyihin tarkoituksiin. Henkilötietoja tulee käsitellä yksinomaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti  tässä tietosuojapolitiikassa ja alla olevassa taulukossa määritettyihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen tyyppi ja lähde

Tarkoitus

Oikeusperuste

Säilytysaika tai -kriteerit

Tunnistetiedot   – esimerkiksi nimi,   henkilötunnus, syntymäaika ja kansallisuus.

 

Lähde:   Rekisteröity tai rekisteröidyn   työnantaja

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Eltel pystyy tunnistamaan rekisteröidyn aikkien sopimukseen perustuvien velvollisuuksiensa täyttämiseksi

Sopimuksen täytäntöönpano

Sopimussuhteen ajan ja niin kauan kuin   sovellettavat kirjanpitosäännökset ja tietojen säilyttämisvelvollisuutta koskevat säännökset edellyttävät ja niin kauan kuin Elteliä vastaan voidaan   nostaa kanne.

Eltel pystyy täyttämään kaikki sopimussuhteeseen perustuvat velvollisuutensa. Tämä sisältää henkilötietojen käsittelyn   laskutustarkoituksiin, tiedotus-/yhteydenottotarkoituksiin, suoritettujen palvelujen dokumentoinnin, liiketoimien kirjaamisen sekä palvelujen   suunnitteluun ja toteuttamisen

Sopimuksen
täytäntöönpano

Eltel pystyy ylläpitämään tehokasta toimintatapaa hätätilanteiden ja kriisien hallinnan varalle

Oikeutettu etu

Eltel pystyy laatimaan luottoluokituksia, varmistamaan kaupallisesti arkaluonteisten tietojen luottamuksellisuuden sekä suorittamaan turvallisuusselvityksiä

Eltel pystyy hallinnoimaan ja ylläpitämään henkilörekistereitä,   luomaan työntekijöitä, asiakkaita, yhteistyökumppaneita, tavarantoimittajia, urakoitsijoita ja muita asianomaisia kolmansia osapuolia koskevia tietokantoja sisältäen tietoa tarjotuista palveluista, saaduista palveluista   ja liiketoimintamahdollisuuksista

Eltel pystyy julkistamaan referenssejä Eltelin   internetsivuilla ja ulkoisessa viestinnässä[1]

Eltel pystyy toteuttamaan kyselytutkimuksia ja arviointeja suunnitellakseen, järjestääkseen ja hallinnoidakseen palveluita   työn laadun varmistamiseksi

Yhteystiedot   - esimerkiksi osoite,   puhelinnumero, sähköpostiosoite, faksinumero.

 

Lähde:   Rekisteröidyltä tai   rekisteröidyn työnantajalta

Eltel pystyy ottamaan yhteyttä täyttääkseen kaikki sopimussuhteeseen perustuvat velvollisuutensa.

Sopimuksen
täytäntöönpano

Sopimussuhteen ajan ja niin kauan kuin   sovellettavat kirjanpitosäännökset ja tietojen säilyttämisvelvollisuutta koskevat säännökset edellyttävät ja niin kauan kuin Elteliä vastaan voidaan   nostaa kanne.

Eltel pystyy hoitamaan ja täyttämään pakottaviin   säännöksiin ja hyvään hallintotapaan perustuvat velvollisuutensa. Tämä sisältää oikeiden tietojen antamisen asiaankuuluville viranomaisille kuten verovirasto ja tietojen keräämisen oikeusprosesseihin.

Lakisääteinen velvoite

Eltel pystyy ylläpitämään tehokasta toimintatapaa hätätilanteiden ja kriisien hallinnan varalle

Oikeutettu etu

Eltel pystyy laatimaan luottoluokituksia, varmistamaan kaupallisesti arkaluonteisten tietojen luottamuksellisuuden sekä suorittamaan turvallisuusselvityksiä

Eltel pystyy hallinnoimaan ja ylläpitämään henkilörekistereitä, luomaan työntekijöitä, asiakkaita, yhteistyökumppaneita,   tavarantoimittajia, urakoitsijoita ja muita asianomaisia kolmansia osapuolia koskevia tietokantoja sisältäen tietoa tarjotuista palveluista, saaduista palveluista ja liiketoimintamahdollisuuksista

Eltel pystyy julkistamaan referenssejä Eltelin   internetsivuilla ja ulkoisessa viestinnässä[2]

Eltel pystyy toteuttamaan kyselytutkimuksia ja arviointeja suunnitellakseen, järjestääkseen ja hallinnoidakseen palveluita   työn laadun varmistamiseksi

Henkilöstötiedot   – ammatillinen pätevyys,   aikaisempi työkokemus, testitulokset, ansioluettelot

 

Lähde:   Rekisteröidyltä tai   rekisteröidyn työnantajalta

 

Eltel pystyy tarjoamaan asiakkaille ja yhteistyökumppaneille palveluita ja osallistumaan tarjouskilpailuihin 

Oikeutettu etu

Sopimussuhteen ajan ja niin kauan kuin   sovellettavat kirjanpitosäännökset ja tietojen säilyttämisvelvollisuutta koskevat säännökset edellyttävät ja niin kauan kuin Elteliä vastaan voidaan nostaa kanne.

Eltel pystyy hallinnoimaan ja ylläpitämään henkilörekistereitä, luomaan työntekijöitä, asiakkaita, yhteistyökumppaneita,   tavarantoimittajia, urakoitsijoita ja muita asianomaisia kolmansia osapuolia koskevia tietokantoja sisältäen tietoa tarjotuista palveluista, saaduista palveluista ja liiketoimintamahdollisuuksista

Laskutustiedot   - esimerkiksi pankkitiedot,   luottokorttinumerot ja laskutiedot

Lähde:   Sopimusosapuolelta

Eltel pystyy täyttämään kaikki sopimussuhteeseen perustuvat velvollisuutensa. Tämä käsittää henkilötietojen käsittelyn   laskutustarkoituksiin, suoritettujen palveluiden dokumentoinnin ja   liiketoimien kirjaamisen.

Sopimuksen
täytäntöönpano

Sopimussuhteen ajan ja niin kauan kuin   sovellettavat kirjanpitosäännökset ja tietojen säilyttämisvelvollisuutta  koskevat säännökset edellyttävät ja niin kauan kuin Elteliä vastaan voidaan nostaa kanne.

Kirjanpitotositteiden ja muiden taloudellisten tietojen   säilyttämiseksi kirjanpitotarkoituksia varten

Lakisääteinen velvoite

Toimeksiantotiedot   - työaika, työtehtävät,   työnkuva

 

Lähde: Eltel

 

Eltel pystyy muokkaamaan   organisaatiorakennettaan, työvoiman hallintaa, projektiaikaa sekä järjestelemään ja valvomaan työajan/resurssien suunnittelua

Oikeutettu etu

Sopimussuhteen ajan ja niin kauan kuin   sovellettavat kirjanpitosäännökset ja tietojen säilyttämisvelvollisuutta koskevat säännökset edellyttävät ja niin kauan kuin Elteliä vastaan voidaan nostaa kanne.

Eltel pystyy toteuttamaan kyselytutkimuksia ja arviointeja suunnitellakseen, järjestääkseen ja hallinnoidakseen palveluita   työn laadun varmistamiseksi

Viestintätiedot   - esimerkiksi Eltelin kanssa
  sähköpostin, puhelimen, faksin tai postin välityksellä käyty keskustelu sekä   kyselytutkimuksiin annetut kommentit ja näkemykset sekä arvostelut

 

Lähde: Eltel

 

Eltel pystyy varmistamaan oikeat valtuudet, luvan ja pääsyn toimitiloihin ja IT-järjestelmiin sekä valvomaan ja varmistamaan IT-järjestelmien sallittua käyttöä koskevien tiedotettujen sääntöjen noudattamista sekä varmistamaan kaupallisesti arkaluonteisten   tietojen luottamuksellisuuden 

Oikeutettu etu

Sopimussuhteen ajan ja niin kauan kuin   sovellettavat kirjanpitosäännökset ja tietojen säilyttämisvelvollisuutta  koskevat säännökset edellyttävät ja niin kauan kuin Elteliä vastaan voidaan nostaa kanne.

Eltel pystyy hallinnoimaan ja ylläpitämään sopimussuhdettaan

Sopimuksen
täytäntöönpano

Digitaaliset   tiedot - esimerkiksi Eltelin   palveluiden ja internetsivujen ja sovelluksien käytöstä kerättävät   henkilötiedot mukaan lukien IP-osoitteet, selaintiedot, tietoliikennetiedot   ja tiedot käyttäjien tavoista

 

Lähde: Eltel

Eltel pystyy varmistamaan oikeat valtuudet, luvan ja pääsyn toimitiloihin ja IT-järjestelmiin sekä valvomaan ja varmistamaan IT-järjestelmien sallittua käyttöä koskevien tiedotettujen sääntöjen noudattamista sekä varmistamaan kaupallisesti arkaluonteisten tietojen luottamuksellisuuden 

Oikeutettu etu

Sopimussuhteen ajan ja niin kauan kuin   sovellettavat kirjanpitosäännökset ja tietojen säilyttämisvelvollisuutta koskevat säännökset edellyttävät ja niin kauan kuin Elteliä vastaan voidaan nostaa kanne.


[1] Pyydämme huomioimaan, että markkinointitietoja julkaistaan ainoastaan, jos Eltel on saanut luvan tällaiseen tietojen luovutukseen

[2] Pyydämme huomioimaan, että markkinointitietoja julkaistaan ainoastaan, jos Eltel on saanut luvan tällaiseen tietojen luovutukseen

5. Miten henkilötietoja käsitellään

Eltel käsittelee henkilötietoja ainoastaan niihin tarkoituksiin, joita varten tiedot kerättiin ja yllä olevassa taulukossa esitetyn mukaisesti. Muuta käsittelyä voidaan suorittaa ainoastaan, jos se on laillista ja yhteensopivaa henkilötietojen keräämisen alkuperäisten tarkoitusten kanssa. Eltel on ryhtynyt asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimiin henkilötietojen suojelemiseksi varmistaakseen, että vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy henkilötietoihin. Organisatorisia toimia, joihin on ryhdytty, ovat esimerkiksi toimintapolitiikat, ohjeet, turvatoimenpiteitä koskevat ohjesäännöt sekä lokitietojen hallinnointi ja kirjausketjun seurantajärjestelmät.

Eltelin on mahdollisesti luovutettava henkilötietoja asianomaisille viranomaisille (esimerkiksi veroviranomaisille) pakottavien säännösten perusteella ja täyttääkseen lakisääteiset velvollisuutensa.

Koska Eltel kuuluu konserniin, jolla on liiketoimintaa useassa eri maassa. Tästä johtuen henkilötietojen siirtäminen on tarpeen konserniyhtiöille, jotka sijaitsevat rekisteröidyn oman maan ulkopuolella, sillä kyseiset yhtiöt tarvitsevat tällaisia henkilötietoja, jotta Eltel voi toteuttaa taulukossa määritellyt tarkoitukset. Asiaa arvioidaan aina paikallisen lainsäädännön tai sopimusten asettamien vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan myös siirtää ja niitä voivat käsitellä Euroopan talousalueella sijaitsevat yhtiöt, jotka suorittavat Eltelille palveluita (henkilötietojen käsittelijät), jotta nämä yhtiöt voivat suorittaa Eltelin tilaamat palvelut. Tällaisia tilattuja palveluita ovat esimerkiksi infrastruktuurin tarjoaminen, vakuutukset, hallinto- ja IT-palvelut. Tällaisille osapuolille annetaan ainoastaan sellaiset henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä kyseisten tarkoitusten toteuttamiseksi. Käsittelijöillä on velvollisuus toimia Eltelin ohjeiden mukaisesti ja toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi. 

6. Pääsy tietoihin 

Henkilötiedot ovat vain sellaisten valtuutettujen työntekijöiden saatavilla, joiden on asemansa puolesta tarpeen käsitellä henkilötietoja suorittaakseen työtehtävänsä. Kyseisille työntekijöille myönnetään pääsy pienimmän käyttöoikeuden periaatteen mukaisesti, ja heillä on siten pääsy yksinomaan sellaisiin henkilötietoihin, jotka ovat olennaisen välttämättömiä käsittelyn tarkoitukseen. Lokien osalta, jotka sisältävät henkilötietoja, varmistetaan aina käytettävyys, luottamuksellisuus ja muuttumattomuus. 

7. Käsittelyn kesto ja henkilötietojen poistaminen

Eltel ei säilytä tai käsittele henkilötietoja pidempään kuin on välttämätöntä pakottavan sovellettavan lainsäädännön noudattamiseksi tai niihin tarkoituksiin, jotka on määritelty yllä olevassa taulukossa tai muutoin tässä tietosuojapolitiikassa. Kun tietyn tyyppisten henkilötietojen käsittelytarkoitus on toteutettu, Eltel poistaa asianomaiset henkilötiedot niin pian kuin se on kohtuudella mahdollista.

8. Henkilötietoihin liittyvät rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia pääsy omiin henkilötietoihinsa. Tietoihin pääsyoikeus käsittää tiedot siitä, käsitelläänkö kyseistä henkilöä koskevia henkilötietoja, mitä asianomaisia henkilötietoja käsitellään ja käsittelyn tarkoituksen. Rekisteröidyllä on myös oikeus oikaista tai täydentää henkilötietoja, jos henkilötiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia.

Henkilötietojen poistamista voi vaatia muun muassa, jos henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon tiedot kerättiin, jos käsittely on lainvastaista tai jos henkilötiedot on poistettava Elteliin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi Euroopan unionissa tai rekisteröidyn omassa maassa. Tämä lista ei ole tyhjentävä, ja käsittelyä koskevat kysymykset tulee osoittaa Eltelille, jos rekisteröity haluaa vaatia henkilötietojensa poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa tietynlaista käsittelyä tai pyytää, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan, jos rekisteröity uskoo, että henkilötietojen oikeellisuus saattaa olla kyseenalainen, henkilötietojen käsittely on lainvastaista tai  että Eltel ei enää tarvitse henkilötietoja niihin tarkoituksiin, jotka on määritelty taulukossa tai tässä tietosuojapolitiikassa.

Siitä huolimatta, että rekisteröity vastustaa tietynlaista käsittelyä, Eltelin voi kuitenkin olla tarpeen jatkaa tällaista henkilötietojen käsittelyä, jos se on välttämätöntä sovellettavan lainsäädännön nojalla esimerkiksi lakisääteisten vaatimusten tai sopimuksiin perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi. Jos rekisteröity haluaa tehdä valituksen henkilötietojen käsittelystä tai haluaa lisätietoa mistä tahansa aiheeseen liittyvästä, hän voi ottaa Elteliin yhteyttä. Rekisteröidyllä on myös oikeus saattaa tietojenkäsittelyä koskeva valitus käsiteltäväksi asianomaisessa valvontaviranomaisessa, joita ovat Datainspektionen (Ruotsi) – www.datainspektionen.se; Tietosuojavaltuutetun toimisto (Suomi) - www.tietosuoja.fi; Datatilsynet (Norja) – www.datatilsynet.no; Datatilsynet (Tanska) – www.datatilsynet.dk; Liettuan valtion tietosuojavirasto (State Data Protection, Liettua) – www.ada.lt; Bundesdatenschutzbeauftragte (Saksa) - www.bfdi.bund.de ja Henkilötietojen tietosuojaviranomaisen toimisto (The Bureau of the Inspector General for the Protection of Personal Data, Puola) – www.giodo.gov.pl.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröityjen oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen dataprivacy@eltelnetworks.com.

Pyydämme ystävällisesti huomioimaan, että voimme pyytää rekisteröityä todentamaan henkilöllisyytensä sen varmistamiseksi, että emme anna henkilötietoja kenellekään, jolla ei ole niihin oikeutta. 

7. Tietosuojapolitiikan päivitykset ja tietosuojapolitiikan noudattamatta jättäminen

Koska sovellettavaan tietosuojalainsäädäntöön tehdään muutoksia tietyin väliajoin, Eltel voi koska tahansa tehdä tähän politiikkaan muutoksia sen varmistamiseksi, että politiikka noudattaa voimassaolevaa lainsäädäntöä. Voimassaoleva tietosuojapolitiikka on aina saatavilla osoitteesta www.eltelnetworks.com/dataprotection. Kaikki tietosuojapolitiikan rikkomukset on ilmoitettava Eltelille. Kaikkiin tämän politiikan rikkomuksiin suhtaudutaan vakavasti ja ne voivat johtaa tarvittaviin toimenpiteisiin. Eltel ylläpitää tietosuojarikkomusten käsittelystä kirjallista suunnitelmaa ja prosessia.

Rekisteröidyn tulee ilmoittaa Eltelille kaikki muutokset henkilötiedoissaan, koska näin mahdollistetaan henkilötietojen oikea ja turvallinen käsittely. Alla on luettelo kaikista rekisterinpitäjistä eri maissa.

Rekisterinpitäjä

Maa

Yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä

Maa

Yhteyshenkilö

Eltel AB

 

Ruotsi

Lakiasioiden   johtaja - Ruotsi

Eltel Networks Pohjoinen Oy

Suomi

Lakiasioiden   johtaja - Suomi

Eltel Networks TE AB

Ruotsi

Lakiasioiden   johtaja - Ruotsi

Eltel Networks A/S

Tanska

Lakiasioiden   johtaja - Tanska

Eltel Networks Infranet AB

Ruotsi

Lakiasioiden   johtaja - Ruotsi

Fiber og Anlaeg I/S

Tanska

Lakiasioiden   johtaja - Tanska

Eltel Group Oy

Suomi

Lakiasioiden   johtaja - Suomi

Eltel Networks AS

Norja

Lakiasioiden   johtaja - Norja

Eltel Networks Oy

Suomi

Lakiasioiden   johtaja - Suomi

Eltel Networks Telecom   SP.z.o.o.

Puola

Lakiasioiden   johtaja - Puola

Eltel Networks Poland S.A.

Puola

Lakiasioiden   johtaja - Puola

Eltel Academy Foundation

Puola

Lakiasioiden   johtaja - Puola

Energoprojekt Krakow S.A.

Puola

Lakiasioiden   johtaja - Puola

Eltel Networks Energetyka   S.A.

Puola

Lakiasioiden   johtaja - Puola

UAB Eltel Networks

Liettua

Lakiasioiden   johtaja - Suomi