Databeskyttelsespolitik

Eltel AB og dets datterselskaber driver virksomhed i Sverige, Finland, Norge, Danmark, Estland, Litauen og Polen. Den relevante Eltel-enhed, som er den kontraktmæssige aftalepartner, er den dataansvarlige for de personoplysninger, der indsamles i henhold til denne politik ("Eltel"). Eltel behandler personoplysninger, som man kan modtage i sine forretninger med kunder, partnere, leverandører, kontrahenter eller andre relevante tredjeparter, blandt andet til HR-relaterede formål, aftalemæssige formål, informationsmæssige formål, fakturering, serviceforbedring og markedsføringsmæssige formål. Personoplysninger kan også behandles til andre formål som beskrevet heri. Denne Databeskyttelsespolitik forklarer, hvilken slags personoplysninger behandles, formålene hvortil personoplysningerne anvendes, hvordan personoplysningerne behandles og registrerede personers rettigheder hvad angår behandlingen af personoplysninger. Alle personoplysninger behandles i overensstemmelse med denne Databeskyttelsespolitik og den gældende databeskyttelseslovgivning.

Eventuelle spørgsmål om, hvordan Eltel indsamler, behandler og lagrer persondata, skal rettes til den lokale Eltel-repræsentant i hver respektiv jurisdiktion, som anført i slutningen af denne politik.

1. Baggrund og formål

Formålet med denne Databeskyttelsespolitik er at beskytte rettighederne tilhørende Eltels kunder, partnere, leverandører, kontrahenter og andre relevante tredjeparter hvad angår overholdelse af gældende databeskyttelseslovgivning og at give oplysninger om Eltels rettigheder som den dataansvarlige.

2. Anvendelsesområder og omfang

Politikken gælder for alle enheder og alle medarbejdere i Eltel-koncernen.

3. Definition af personoplysninger og behandling af personoplysninger

Begrebet "personoplysninger"anvendes til at beskrive alle oplysninger, der kan bruges til direkte eller indirekte at identificere en specifik enkeltperson. Eksempler på personoplysninger er en persons fornavn og efternavn, telefonnummer, personnummer, adresse, faktorer i forbindelse med den fysiske fremtræden og oplysninger om beskæftigelse, CV, samt en persons e-mailadresse, online-brugernavn eller identifikator og IP-adresse.

Behandling af personoplysninger er en driftsopgave eller sæt opgaver, der foretages i forbindelse med personlige oplysninger, uanset om det foregår automatisk eller ej. Således omfatter behandling for eksempel indsamling, registrering, lagring, tilpasning eller ændring, genfinding, overførsel eller på anden måde gøre oplysninger tilgængelige ved at kombinere datasæt og sletning af data.

4. De personoplysninger, der behandles af Eltel

Eltel behandler personoplysninger for at kunne opfylde sine juridiske og aftalemæssige pligter og for at etablere sikker og effektiv administration af sin virksomhed. Nærmere bestemt vil Eltel kun indsamle og behandle personoplysninger som beskrevet i nedenstående skema, og behandler kun disse personoplysninger for at opfylde de formål, som er anført i skemaet. Personoplysninger må kun behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning for at opfylde de formål, der er anført i denne Databeskyttelsespolitik og skemaet.

Type af personoplysninger og kilde

Formål         

Retsgrundlag

Opbevaringstid   eller -kriterier

Identifikationsoplysninger - dvs. navn, personnummer,   fødselsdato ognationalitet.

 

Kilde: Fra den registrerede eller den registreredes arbejdsgiver

 

 

 

 

 

 

 

 

 

For at gøre Eltel i stand til at identificere den registrerede person for at opfylde alle   aftalemæssige forpligtelser

Opfyldelse af en aftale

I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering og så længe som et krav kan fremsættes mod Eltel.

For at sætte Eltel i stand til at opfylde sine pligter i forbindelse med kontraktmæssige forhold. Dette omfatter behandling af personoplysninger til fakturering, oplysninger/kontakter, dokumentation af de ydede tjenester, transaktioner med   registrering og planlægning og udførelse af tjenester

Opfyldelse af en aftale

For at sætte Eltel i stand til at styre en effektiv procedure i tilfælde af nødsituationer og   krisestyring

Legitim interesse

For at gøre Eltel i stand til at udføre kreditvurderinger, sikre kommercielt følsomme   oplysningers fortrolighed og sikkerhedsundersøgelser

For at sætte Eltel i stand til at administrere og vedligeholde personlige registreringer, at oprette databaser over medarbejdere, kunder, partnere, leverandører, kontrahenter og andre relevante tredjeparter, herunder oplysninger om leverede tjenester, modtagne tjenester og forretningsmuligheder

For at gøre det muligt for Eltel at offentliggøre henvisninger på Eltels hjemmeside og i ekstern kommunikation[1]

For at gøre det muligt for Eltel at udføre undersøgelser og evalueringer med henblik på at   planlægge, organisere og administrere tjenesterne for at sikre arbejdets kvalitet

Kontaktoplysninger   - dvs. adresse, telefonnummer,   e-mailadresse, faxnummer.

 

Kilde: Fra den registrerede eller den registreredes arbejdsgiver

For at sætte Eltel i stand til at komme i kontakt for at opfylde alle pligter i forbindelse med   aftaleforholdet.

Opfyldelse af en aftale

I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og   arkivering og så længe som et   krav kan fremsættes mod Eltel.

For at gøre det muligt for Eltel at administrere og opfylde sine forpligtelser i henhold til   præceptiv lov og regulatoriske og selskabsledelsesmæssige pligter. Dette omfatter at give korrekte oplysninger til relevante myndigheder, såsom   skattevæsenet, indsamle oplysninger i forbindelse med retssager.

Retlige forpligtelser

For at sætte Eltel i stand til at styre en effektiv procedure i tilfælde af nødsituationer og   krisestyring

Legitim interesse

For at gøre Eltel i stand til at udføre kreditvurderinger, sikre kommercielt følsomme   oplysningers fortrolighed og sikkerhedsundersøgelser

For at sætte Eltel i stand til at administrere og vedligeholde personlige registreringer, at   oprette databaser over medarbejdere, kunder, partnere, leverandører, kontrahenter og andre relevante tredjeparter, herunder oplysninger om   leverede tjenester, modtagne tjenester og forretningsmuligheder

For at gøre det muligt for Eltel at offentliggøre henvisninger på Eltels hjemmeside og i ekstern kommunikation[2]

For at gøre det muligt for Eltel at udføre undersøgelser og evalueringer med henblik på at   planlægge, organisere og administrere tjenesterne for at sikre arbejdets kvalitet

HR-oplysninger - arbejdsmæssige   kvalifikationer, tidligere arbejdserfaring, testresultater, CV‹er

 

Kilde: Fra den registrerede eller den registreredes arbejdsgiver

 

For at gøre det muligt for Eltel at tilbyde og levere tjenester til kunder og partnere, og for at deltage i indkøb 

Legitim interesse

I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og   arkivering og så længe som et   krav kan fremsættes mod Eltel.

For at sætte Eltel i stand til at administrere og vedligeholde personlige registreringer, at   oprette databaser over medarbejdere, kunder, partnere, leverandører, kontrahenter og andre relevante tredjeparter, herunder oplysninger om   leverede tjenester, modtagne tjenester og forretningsmuligheder

Faktureringsoplysninger   - dvs. bankoplysninger,   kreditkortnumre og faktureringsoplysninger

Kilde: Fra en kontraherende part

For at sætte Eltel i stand til at opfylde sine pligter i forbindelse med kontraktmæssige forhold. Dette omfatter behandling af personoplysninger til fakturering, dokumentation af de ydede tjenester og transaktioner med registrering.

Opfyldelse af en aftale

I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og   arkivering og så længe som et   krav kan fremsættes mod Eltel.

For at vedligeholde   regnskabsmateriale eller andre økonomiske optegnelser af hensyn til bogføring

Retlige forpligtelser

Oplysninger om opgave - dvs. arbejdstid,   arbejdsopgaver, arbejdsbeskrivelse

 

Kilde:   Eltel

 

For at gøre det   muligt for Eltel at tilpasse sin organisatoriske struktur, administration af   arbejdsstyrken, projekttid, og at planlægge og overvåge   arbejdstid/ressourceplanlægning

Legitim interesse

I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og   arkivering og så længe som et   krav kan fremsættes mod Eltel.

For at gøre det muligt for Eltel at udføre undersøgelser og evalueringer med henblik på at   planlægge, organisere og administrere tjenesterne for at sikre arbejdets kvalitet

Kommunikationsdata - dvs. korrespondance med   Eltel via e-mails, telefon, fax eller post og kommentarer og gennemgange af   undersøgelser og anmeldelser)

 

Kilde: Eltel

 

For at sætte Eltel i stand til at sikre korrekt bemyndigelse, tilladelse og adgang til faciliteter og IT-systemer og at overvåge og sikre overholdelse af regler, der kommunikeres, angående tilladt brug af IT-systemet og sikre, at   kommercielt følsomme oplysninger forbliver fortrolige 

Legitim interesse

I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og   arkivering og så længe som et   krav kan fremsættes mod Eltel.

For at gøre det muligt for Eltel at administrere og opretholde aftaleforholdet

Opfyldelse af en aftale

Digitale oplysninger - dvs. personoplysninger indsamlet, når Eltels tjenester og hjemmesider anvendes, og applikationer inklusive IP-adresser, browserdata, trafikdata og brugermønstre

 

Kilde: Eltel

For at sætte Eltel i stand til at sikre korrekt bemyndigelse, tilladelse og adgang til faciliteter og IT-systemer og at overvåge og sikre overholdelse af regler, der kommunikeres, angående tilladt brug af IT-systemet og sikre, at   kommercielt følsomme oplysninger forbliver fortrolige

Legitim interesse

I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og   arkivering og så længe som et   krav kan fremsættes mod Eltel.


[1]Bemærk, at oplysninger om markedsføring kun videregives, hvis Eltel har modtaget samtykke til denne videregivelse

[2]Bemærk, at oplysninger om markedsføring kun videregives, hvis Eltel har modtaget samtykke til denne videregivelse

 

5. Hvordan personoplysningerne håndteres

Eltel behandler kun personoplysninger til de formål, de blev indsamlet og som anført i skemaet. Yderligere behandling kan forekomme, hvis det er lovligt og kompatibelt med de formål, hvortil personoplysningerne oprindeligt blev indsamlet. Eltel har truffet passende tekniske og organisatoriske forholdsregler til beskyttelse af personoplysningerne for at sikre, at kun bemyndigede personer gives adgang til personoplysningerne. De organisatoriske forholdsregler, som er truffet, er f.eks. politikker, instrukser, retningslinjer vedrørende sikkerhedsforanstaltninger samt administration af logning og systemer til revisionsspor.

Eltel kan have behov for at give personoplysninger til relevante myndigheder (f.eks. skattemyndigheder) på baggrund af præceptiv lov og for at opfylde alle juridiske forpligtelser.

Fordi Eltel er et led i en koncern bestående af selskaber med forretningsaktiviteter i adskillige forskellige lande, vil det desuden være nødvendigt at overføre personoplysninger til selskaber i koncernen uden for den registrerede persons eget land, der har behov for at modtage disse personoplysninger for at Eltel kan opfylde formålene som anført i skemaet. Dette er altid genstand til en vurdering i henhold til lokal lovgivning eller kontraktkrav.

Personoplysningerne kan også overføres til og behandles af selskaber inden for EØS, der udfører tjenester for Eltel (databehandlere) for at disse selskaber skal være i stand til at udføre de af Eltel krævede tjenester. Tjenester, der kan kræves er f.eks. levering af infrastruktur, forsikring, administration af IT-tjenester. Kun personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde disse formål, gives til disse parter. Databehandlerne er forpligtede til at handle i overensstemmelse med Eltels instrukser og til at indføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til beskyttelse af personoplysningerne.

6. Adgang til oplysninger

Personoplysninger er kun tilgængelige for bemyndigede medarbejdere, der har et job, hvor det er nødvendigt at behandle personoplysninger for at opfylde sine opgaver. Disse medarbejdere gives kun adgang i overensstemmelse med princippet om mindst mulig adgang, og har derfor kun adgang til personoplysninger, som er strengt nødvendige til opfyldelse af formålene med behandlingen. Tilgængelighed, fortrolighed og integritet ved logs, der indeholder personoplysninger, sikres altid. 

7. Varighed af behandling og sletning af personoplysninger

Eltel vil ikke opbevare eller behandle personoplysninger i længere tid, end hvad er nødvendigt for at opfylde de specifikke formål anført i skemaet, eller på anden måde i denne Databeskyttelsespolitik eller i henhold til gældende præceptiv lov. Følgelig vil Eltel, når formålet er opfyldt hvad angår en specifik type personoplysninger, slette de relevante personoplysninger, så snart det er rimeligt muligt.

8. Rettigheder angående personoplysningerne

En registreret person har ret til at anmode om adgang til personoplysningerne vedrørende vedkommende. Retten til adgang omfatter oplysninger om, hvorvidt personoplysninger vedrørende en person behandles eller ej, de relevante personoplysninger, der behandles, og formålet med behandlingen. En registreret person har også ret til at berigtige eller fuldstændiggøre personoplysninger, såfremt personoplysningerne er unøjagtige eller ufuldstændige.

Sletning af personoplysninger kan også kræves, hvis personoplysningerne bl.a. ikke længere er påkrævede i forbindelse med de formål, hvortil de blev indsamlet, hvis behandlingen er ulovlig, eller hvis personoplysningerne skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse i Den Europæiske Union eller i en registreret persons eget land, som Eltel er genstand for. Listen er ikke udtømmende, og spørgsmål vedrørende behandlingen bedes rettet til Eltel, hvis en registreret person ønsker, at vedkommendes oplysninger slettes. En registreret person er også berettiget til at protestere over visse behandlinger eller anmode om, at behandlingen af personoplysninger begrænses, hvis den registrerede person mener, at der skal stilles spørgsmål ved nøjagtigheden af personoplysningerne, hvis den registrerede person mener, at behandlingen er ulovlig, eller hvis den registrerede person mener, at Eltel ikke længere har behov for personoplysningerne som anført i skemaet eller i denne Databeskyttelsespolitik.

Det bemærkes imidlertid, at selv om en registreret person protesterer over bestemte behandlinger, kan Eltel stadig have behov for at fortsætte denne behandling af personoplysninger som værende nødvendig i henhold til gældende lovgivning, f.eks. for at kunne opfylde retlige kontraktforpligtelser. Hvis en registreret person har klager over, hvordan personoplysningerne behandles, eller ønsker flere oplysninger derom, kan vedkommende kontakte Eltel. En registreret person er også berettiget til at indgive klage angående databehandlingen hos den relevante tilsynsmyndighed, dvs. Datainspektionen (Sverige) – www.datainspektionen.se; Office of the Data Protection Ombudsman (Finland) - www.tietosuoja.fi; Datatilsynet (Norge) – www.datatilsynet.no; Datatilsynet (Danmark) – www.datatilsynet.dk; State Data Protection (Litauen) – www.ada.lt; and The Bureau of the Inspector General for the Protection of Personal Data (Polen) – www.giodo.gov.pl.

En anmodning om at udøve individuelle rettigheder hvad angår behandlingen af personoplysninger skal sendes pr. e-mail til dataprivacy@eltelnetworks.com.

Bemærk venligst, at vi kan bede en registreret person om at bekræfte sin identitet for at sikre, at vi ikke videregiver personoplysninger til en ubemyndiget person.

9. Opdateringer til databeskyttelsespolitikken og manglende overholdelse af denne databeskyttelsespolitik

For at sikre overholdelse af den gældende databeskyttelseslovgivning med de til enhver tid værende ændringer kan denne politik til enhver tid ændres af Eltel. Den gældende Databeskyttelsespolitik kan altid findes på eltelnetworks.com/dataprotectionAlle brud på Databeskyttelsespolitikken skal indberettes til Eltel. Et brud på denne politik bliver taget alvorligt og kan medføre, at der skrides til nødvendige handlinger. Eltel har en skriftlig plan og proces til håndtering af databeskyttelseshændelser.

En registreret person skal give Eltel meddelelser om ændringer i personoplysningerne om vedkommende for at lette nøjagtig og sikker behandling af personoplysninger. Nedenfor er der en liste over alle dataansvarlige i de forskellige jurisdiktioner.

Dataansvarlig

Relevant land

Kontaktperson

Dataansvarlig

Relevant land

Kontaktoplysninger og ansvarlig person

Eltel   AB

 

Sverige

Juridisk chef - Sverige

Eltel Networks   Pohjoinen Oy

Finland

Juridisk chef - Finland

Eltel   Networks TE AB

Sverige

Juridisk chef - Sverige

Eltel   Networks A/S

Danmark

Juridisk chef - Danmark

Eltel   Networks Infranet AB

Sverige

Juridisk chef - Sverige

Fiber   og Anlaeg I/S

Danmark

Juridisk chef - Danmark

Eltel   Group Oy

Finland

Juridisk chef - Finland

Eltel   Networks AS

Norge

Juridisk chef - Norge

Eltel   Networks Oy

Finland

Juridisk chef - Finland

Eltel Networks Telecom SP.z.o.o.

Polen

Juridisk chef - Polen

Eltel Networks Poland S.A.

Polen

Juridisk chef - Polen

Eltel   Academy Foundation

Polen

Juridisk chef - Polen

Energoprojekt   Krakow S.A.

Polen

Juridisk chef - Polen

Eltel   Networks Energetyka S.A.

Polen

Juridisk chef - Polen

UAB   Eltel Networks

Litauen

Juridisk chef - Finland